0902 50 1185Liên hệ

Hướng dẫn lập kế hoạch dự án thành công

lập kế hoạch dự án

Là một kiến ​​trúc sư chuyên nghiệp hoặc người quản lý dự án, bạn phải đảm nhận nhiều vai trò để phân phối thành công các dự án xây dựng. Bằng cách thực hiện các quy trình lập kế hoạch, bạn sẽ có thể dễ dàng đảm nhận mọi khía cạnh của thiết kế và xây dựng.

Tổ chức và lập kế hoạch dự án là các thành phần thiết yếu của bất kỳ dự án xây dựng thành công. Thông qua kế hoạch dự án, bạn với tư cách là kiến ​​trúc sư hoặc người quản lý dự án, có thể vạch ra tất cả các yếu tố khác nhau liên quan đến dự án, từ nhu cầu và mục tiêu của khách hàng đến tài nguyên, yêu cầu xây dựng, ngân sách và thời gian. Điều này đảm bảo rằng bạn đạt được các mục tiêu mong muốn, giảm rủi ro, tránh bỏ lỡ thời hạn và cung cấp những gì được mong đợi của dự án. Quản lý dự án hiệu quả đảm bảo rằng việc xây dựng sẽ được hoàn thành đúng hạn, theo thông số kỹ thuật của khách hàng và trong ngân sách, điều này sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm chung của khách hàng và có cơ hội giới thiệu và kinh doanh trong tương lai.

Một số yếu tố tác động đến dòng chảy của tòa nhà thương mại cũng như năng suất và hiệu quả của tòa nhà. Bằng cách làm theo các bước dưới đây, bạn sẽ có thể phát triển một kế hoạch dự án phù hợp với nhu cầu.

Bước 1: Xác định phạm vi dự án

Khi khách hàng đã hoàn thành tài liệu tóm tắt kiến ​​trúc và bạn đã gặp họ để thảo luận về ý tưởng, nhu cầu và mục tiêu của họ cho việc xây dựng, bạn có thể bắt đầu phát triển phạm vi dự án. Phạm vi này là bước đầu tiên trong quy trình lập kế hoạch dự án và sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về nhu cầu và yêu cầu thiết kế. Để đặt một phạm vi chi tiết cùng nhau, bạn cần xác định nhu cầu của khách hàng, nghiên cứu các tùy chọn và giải pháp thiết kế có thể và hiểu rõ hơn những gì cần thiết để quản lý xây dựng hiệu quả. Bạn có thể sử dụng các câu hỏi và yếu tố dưới đây để xem là điểm khởi đầu:

Khách hàng cần gì cho việc xây dựng?

Để trả lời điều này, chúng ta thường bắt đầu bằng việc cần trả lời câu hỏi ai, cái gì, ở đâu, khi nào và như thế nào. Điều này cuối cùng sẽ nói lên nhu cầu, ngân sách, dòng thời gian và mục tiêu, cách sử dụng và yêu cầu của khách hàng đối với không gian, v.v … Đây là những điều cơ bản có thể được thực hiện để xác định nhu cầu của dự án.

Xác định nhu cầu dự án

Từ nhu cầu của khách hàng, bạn sẽ có thể tạo ra cái nhìn sâu sắc về các yêu cầu của dự án. Đây là nơi mà kỹ năng thiết kế kiến ​​trúc của bạn xuất hiện và là nơi bạn đặt một bản thiết kế cùng với thông số kỹ thuật của nó. Trong quá trình này, chúng tôi đặc biệt xem xét các yếu tố như:

  • Cân nhắc về không gian – điều này sẽ bao gồm số lượng người dùng, không gian sẽ được sử dụng để làm gì, nếu có bất kỳ hạn chế nào về môi trường, ánh sáng, cảnh quan, v.v.
  • Các yêu cầu về chức năng – các khu vực như phòng bếp, phòng khách, nhà vệ sinh,… là các yếu tố sẽ cần được xem xét khi thiết kế tòa nhà.
  • Yêu cầu thiết kế – những vật liệu cụ thể cần được sử dụng, chúng có mang tính thẩm mỹ gì không, v.v.
  • Yêu cầu vật lý – đây sẽ là các phép đo vật lý của không gian và những gì bạn phải làm việc.

Nghiên cứu, thiết kế và phân bổ nguồn lực

Các nhu cầu và yêu cầu của dự án là điểm khởi đầu cho quá trình quản lý thiết kế và xây dựng. Từ những yếu tố này, bạn sẽ có thể nghiên cứu và thiết kế bản vẽ xây dựng phù hợp với nhu cầu xây dựng. Từ đó, bạn sẽ có thể xác định nhà cung cấp nào bạn sẽ cần, bạn sẽ yêu cầu tài nguyên nào và phát triển ngân sách xung quanh mỗi yếu tố này. Để thực hiện điều này một cách hiệu quả, chúng tôi đã tổng hợp một số yếu tố cần xem xét:

  • Xác định vật liệu xây dựng cần thiết: liệt kê tất cả các vật liệu cần thiết và bất kỳ vật liệu cụ thể nào khách hàng yêu cầu được sử dụng
  • Xác định nhà cung cấp của bạn: điều này sẽ bao gồm các nhà khảo sát số lượng, kỹ sư dân dụng, thợ điện, tổng thầu, nhà cung cấp vật liệu (nhôm, bê tông, ốp lát, v.v.)
  • Phát triển ngân sách: khi nhà cung cấp và tài liệu của bạn đã được xác định, bạn có thể phát triển ngân sách
  • Đặt những câu hỏi: hỏi các nhà cung cấp về thời gian, phân phối tài nguyên, nguồn cung sẵn có và nếu có bất kỳ yếu tố nào đáng lo ngại, v.v …

Đo lường các mục tiêu của dự án

Sự thành công của dự án dựa trên các yếu tố bao gồm thời gian, chi phí, chất lượng và sự hài lòng của khách hàng. Các yếu tố này có thể được chia nhỏ hơn nữa và được đo bằng các nguyên tắc bên dưới:

  • Cụ thể – Điều này liên quan đến việc nêu chính xác những gì dự án muốn đạt được. Đó là những gì, tại sao và làm thế nào mọi thứ sẽ được thực hiện.
  • Đo lường được – Bạn có thể đo lường sự thành công của việc xây dựng liên quan đến các mục tiêu cụ thể của bạn không? Ví dụ, để một tòa nhà tiết kiệm năng lượng, họ có thể sử dụng các tấm pin mặt trời, sử dụng cửa nhôm kính để tận dụng càng nhiều ánh sáng tự nhiên càng tốt, sử dụng các sản phẩm đặc biệt thúc đẩy cách nhiệt và nhằm mục đích giảm sử dụng năng lượng.
  • Có thể đạt được – Các mục tiêu dự án của bạn có thể đạt được, dựa trên các nguồn lực và thời gian ?
  • Thực tế – Là các mục tiêu dễ dàng để cung cấp, đặc biệt là nếu bạn phải đối mặt với các vấn đề. Những điều này sẽ làm giảm chất lượng tổng thể kết quả của dự án và gây ra tình trạng vượt quá ngân sách và không đáp ứng thời hạn quy định. Bạn có thể giảm thiểu một cách hiệu quả bất kỳ vấn đề hoặc sự cố nào không, điều này có được giao tiếp thành công với khách hàng không và họ có hài lòng với các mức dịch vụ tổng thể không.
  • Khung thời gian – Mục tiêu dự án của bạn có thể đạt được trong khung thời gian được phân bổ không? Đây có phải là một tiêu chí quan trọng để đáp ứng các thời hạn này? Bạn đã đáp ứng thời gian dự án của bạn?

Bước 2: Xây dựng tiến độ dự án

Lịch biểu dự án là một thành phần quan trọng để đảm bảo rằng bản dựng của bạn được quản lý theo khung thời gian chính xác, trong đó tất cả các yếu tố đã được tính toán và xem xét. Lịch trình dự án liệt kê các hoạt động, sản phẩm và các mốc quan trọng tạo thành một phần của dự án. Nó cũng bao gồm các ngày quan trọng, các tài nguyên được chỉ định cho từng hoạt động, nêu bật tài nguyên nào sẽ thực hiện công việc và khung thời gian mà chúng phải thực hiện.

Lịch trình này theo dõi mọi phần chuyển động của quá trình xây dựng để cung cấp cho bạn tổng quan về dự án. Lịch trình này cần phản ánh mọi khía cạnh của quy trình xây dựng để vạch ra chính xác dòng thời gian. Nếu không có lịch trình hoàn chỉnh, bạn sẽ không thể theo dõi quản lý thời gian, chi phí và tài nguyên. Các thành phần thiết yếu này cần được quản lý hiệu quả để việc xây dựng thành công và để bạn thực hiện các mục tiêu. Thực hiện theo 5 bước sau để phát triển lịch trình dự án của bạn:

Xác định hoạt động

Liệt kê và xác định tất cả các hoạt động cần thiết cho việc xây dựng, từ bản vẽ xây dựng, phê duyệt, động thổ, đổ bê tông, gạch, ốp lát, v.v … Mọi hoạt động đi vào công trình cần được liệt kê và xác định.

Sắp xếp hoạt động

Sắp xếp các hoạt động liên quan đến nơi chúng xuất hiện trong quá trình xây dựng. Bạn sẽ cần sắp xếp chúng theo thứ tự các nhiệm vụ cần thiết và yêu cầu của chúng. Ví dụ, bạn sẽ không lên lịch lát gạch trước khi nền móng được đặt, hoặc lên lịch để sơn nội thất mà không có mái nhà.

Xác định ước tính

Ước tính thời gian sử dụng của từng hoạt động được nêu trong bước trên. Ước tính thời gian cần thiết liên quan đến những gì cần phải làm và làm như thế nào. Hãy đưa thời gian trễ vào kế hoạch, để nếu có vấn đề bạn có thể quản lý mà không ảnh hưởng đến dòng thời gian chung và mong đợi của khách hàng.

Xác định phụ thuộc nhiệm vụ

Các dự án không phải lúc nào cũng đi đến kế hoạch, và các hoạt động thường phụ thuộc vào người khác. Bằng cách xác định các phụ thuộc nhiệm vụ của bạn, bạn có thể theo dõi và điều chỉnh lịch trình khi mỗi nhiệm vụ được hoàn thành. Điều này sẽ giúp bạn quản lý sự chậm trễ hoặc thay đổi đối với các phụ thuộc này.

Gán tài nguyên

Bước cuối cùng trong việc tạo lịch trình dự án là chỉ định tài nguyên của bạn. Trong quá trình này, bạn cần chỉ định các tài nguyên đã chọn cho các hoạt động và dòng thời gian được liệt kê trong lịch trình.

Để lịch trình dự án có hiệu quả, bạn sẽ cần liên tục đăng ký và cập nhật nó. Điều này liên quan đến việc giám sát các nhiệm vụ khác nhau và trạng thái của dự án và sau đó cập nhật và quản lý các thay đổi của dự án trong lịch trình. Một số mẹo giúp bạn thực hiện điều này một cách hiệu quả bao gồm:

  • Lên lịch kiểm tra thường xuyên và các cuộc họp để kiểm tra tiến độ xây dựng
  • Hãy linh hoạt trong cách tiếp cận của bạn – đừng ngại thay đổi hoặc theo dõi nhanh các nhiệm vụ
  • Giao tiếp với nhóm của bạn thường xuyên, vì vậy nếu có vấn đề bạn biết nó càng sớm càng tốt và có thể quản lý nó

Bước 3: Xây dựng kế hoạch truyền thông dự án

Bạn đã phát triển phạm vi dự án và lịch trình của bạn. Bây giờ bạn cần truyền đạt điều này với tất cả các bên liên quan để mọi người được liên kết. Một cách tuyệt vời để làm điều này là phát triển một kế hoạch truyền thông dự án. Kế hoạch truyền thông dự án rất quan trọng cho sự thành công của dự án vì nó đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan trong quá trình xây dựng được căn chỉnh, hiểu mục tiêu, dòng thời gian, ngân sách và lịch trình. Đây là một công cụ được sử dụng để đảm bảo rằng mọi người đều được thông báo về tiến độ của dự án. Kế hoạch này cần xác định ai cần thông tin gì, khi nào họ cần và thông tin đó cần được cung cấp như thế nào. Để tạo một kế hoạch truyền thông dự án hiệu quả, bạn sẽ cần:

Xác định tất cả các bên liên quan

Các bên liên quan như khách hàng, nhà thầu xây dựng, thợ điện, kỹ sư dân dụng,… Bạn có thể xem xét các bên liên quan và xác định các yêu cầu liên lạc của họ trong quá trình xây dựng.

Xây dựng ma trận truyền thông

Khi bạn đã xác định được các bên liên quan và các yêu cầu của họ, bạn có thể phát triển một ma trận giao tiếp. Đây là một tài liệu sẽ được cập nhật trong suốt quá trình thiết kế xây dựng và nội thất. Nó sẽ chi tiết các yếu tố như chủ dự án, thời hạn, tình trạng dự án, mục tiêu, ngân sách,… Ma trận giao tiếp của bạn có thể bao gồm:

  • Điểm tiếp xúc: báo cáo trạng thái, cuộc họp, bản tin dự án, vv
  • Mục đích của giao tiếp: mục đích của cuộc họp, báo cáo, tình trạng của dự án là gì, v.v.
  • Trung bình: giao tiếp sẽ diễn ra như thế nào, ví dụ: email, cuộc gọi hội nghị hoặc gặp mặt trực tiếp
  • Tần suất liên lạc: bạn sẽ cung cấp thông tin cập nhật hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng
  • Các bên liên quan: ai cần phải có mặt và ai sẽ điều hành truyền thông
  • Chủ đầu tư: người giám sát phần này của dự án
  • Có thể phân phối: kết quả của phần này của dự án là gì

Rõ ràng giao tiếp là chìa khóa để bạn thành công, bạn cần có khả năng truyền đạt rõ ràng mục tiêu, trách nhiệm, hiệu suất, kỳ vọng và phản hồi cho tất cả các thành viên của nhóm dự án và các bên liên quan. Bạn không chỉ cần giao tiếp với một nhóm người khác nhau, mà bạn sẽ cần quản lý hiệu quả các mối quan hệ. Báo cáo thường xuyên về tiến độ của dự án với tất cả những người liên quan sẽ đảm bảo rằng mọi người đều được liên kết, mọi vấn đề hoặc mối quan tâm có thể ảnh hưởng đến nhóm của bạn và công việc của họ được đưa lên hàng đầu. Điều này sẽ giúp bạn tránh được mọi vấn đề và xử lý chúng nhanh chóng.

Bước 4: Tầm quan trọng của kiểm soát chất lượng

Kiểm soát chất lượng là một yếu tố thiết yếu trong quá trình xây dựng vì nó có thể ảnh hưởng đến mọi thứ từ lập kế hoạch đến chi phí. Nếu không có kế hoạch và kiểm soát chất lượng, dự án có thể bị ảnh hưởng tiêu cực. Quy trình kiểm soát chất lượng liên quan đến việc kiểm tra và xác minh các dịch vụ và sản phẩm mà bạn đang sử dụng để xây dựng. Quá trình này bao gồm giám sát và ghi lại kết quả của các hoạt động chất lượng để đánh giá hiệu suất của sản phẩm hoặc dịch vụ. Điều này sẽ được xác định bởi thông tin được thu thập bởi nhóm của bạn, kế hoạch quản lý dự án, số liệu chất lượng, danh sách kiểm tra chất lượng, dữ liệu hiệu suất công việc, v.v.

Kết quả của quá trình này bao gồm:

  • Xác thực các sản phẩm
  • Đáp ứng yêu cầu của công trình
  • Xác định nguyên nhân chất lượng sản phẩm kém
  • Loại bỏ các vấn đề xung quanh chất lượng

Mỗi bước quản lý và lập kế hoạch dự án này đảm bảo rằng bạn có thể tổ chức và quản lý hiệu quả quá trình xây dựng từ đầu đến cuối. Bằng cách đảm bảo rằng mỗi quy trình lập kế hoạch này được thực hiện, bạn có thể theo dõi, quản lý và truyền đạt về tiến độ của dự án cho tất cả các bên liên quan.